GRH GUINÉE RECRUTE ASSISTANT DE DIRECTION H/F

ASSISTANT DE DIRECTION H/F

Mission :
o Gestion de l’agenda et de l’emploi du temps du PDG.
o Gestion des tâches administratives et des dossiers.
o Rédaction et diffusion de documents.
o Suivi des indicateurs de performance.
Tâches spécifiques :
Le titulaire du poste sera chargé de :

• VExaminer quotidiennement l’agenda du PDG pour prioriser les engagements et optimiser le
  temps disponible.
• Coordonner avec les parties internes et externes pour planifier des réunions en fonction des
  priorités de la DG.
• Préparer l’environnement matériel et logistique nécessaire pour les réunions, incluant la
  réservation des salles, la préparation des supports de présentation et l’accueil des visiteurs.
• Suivre les modifications de dernière minute dans l’agenda de la DG et ajuster les plans en
  conséquence.
• Recevoir, trier et distribuer le courrier entrant et sortant.
• Organiser le classement et l’archivage systématique des documents importants, en utilisant des
  méthodes de gestion documentaire physique et électronique.
• Mettre à jour les dossiers administratifs et assurer la conformité avec les réglementations en
  vigueur.
• Gérer la documentation professionnelle, s’assurer que toutes les licences et certifications
  nécessaires sont à jour.
• Rédiger des courriers, emails, rapports, et autres communications officielles en fonction des
  directives de la direction.
• Assister aux réunions importantes, prendre des notes détaillées et rédiger des comptes-rendus
  précis.
• Compiler et soumettre les rapports d’activité périodiques à la direction pour examen.
• Archiver tous les documents rédigés de manière organisée pour un accès facile.
• Collecter les données nécessaires à la préparation des tableaux de bord et des indicateurs de
  performance.
• Mettre en forme et actualiser régulièrement les reportings pour refléter l’avancement des projets
  et des activités.
• Analyser les reportings pour identifier les domaines nécessitant une attention particulière.
• Communiquer les mises à jour et les informations pertinentes à la DG de manière régulière.
  Compétences requises :
  Compétences techniques
• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning
  partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
• Connaissances en gestion administrative
• Connaissance des normes rédactionnelles
• Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
• Maîtrise de l’organisation d’événements
• Connaissances en droit du travail et législation sociale
• Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
• Bon niveau d’anglais, ainsi que d’autres langue.Qualités personnelles :
• Dynamisme
• Esprit d’initiative
• Discrétion
• Organisation et rigueur
• Polyvalence
• Réactivité et autonomie
• Esprit de synthèse et d’analyse
• Aisance relationnelle
• Esprit d’équipe
• Capacités rédactionnelles
• Sens de l’écoute et de la communication
• Disponibilité
• Capacité à travailler dans des délais contraints
• Capacités à gérer les situations de crise
• Capacité à prioriser
• Capacité d’adaptation
• Travail en mode projet.

Profil recherché :
o Formation : BAC+3 (Diplôme en gestion administrative, secrétariat ou domaine connexe.).
o Expérience : 4 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement dans une structure de
direction.

Comment postuler :

Envoyer votre candidature comprenant uniquement votre CV à l’adresse [email protected] en précisant la référence du poste GRH-R085 au plus tard le 25 Juillet 2024.

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